東京 御茶ノ水の税理士事務所

扶養控除等申告書の個人番号を省略する場合の取扱い

平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書には、従業員本人、控除対象配偶者及び控除対象扶養親族等の個人番号を記載する必要があり、原則、記載を省略することはできない。

ただし、扶養控除等申告書は税務署長から求められる場合を除き提出することはなく、給与支払者が保管することとされていることから、給与支払者の個人番号に係る安全管理措置への対応の負担軽減を図るために、個人番号の記載を省略する方法も認められる。

個人番号の記載省略方法とは、給与支払者と従業員との間での合意に基づき、①従業員は扶養控除等申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨を記載する、②給与支払者は既に提供を受けている従業員等の個人番号を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示することで、扶養控除等申告書の提出時に従業員等の個人番号の記載を省略できる。

上記の方法で記載を省略する場合には、給与支払者において保有している個人番号と記載が省略された者に係る個人番号を適切かつ容易に紐付けられるように管理しておく必要があり、税務署長から個人番号の記載が省略された扶養控除等申告書について提出を求められた場合には、給与支払者が従業員等の個人番号を付記して提出しなければならない。

また、給与支払者において保有している個人番号については、個人番号関係事務に必要がなくなった際に速やかに廃棄又は削除しなければならないが、この方法をとった場合、扶養控除等申告書の保存期間（7年間）は、従業員が退職した場合でも保有している従業員等の個人番号（個人番号に異動があった場合は異動前の個人番号を含む）を廃棄又は削除することはできない。つまり、個人番号関係事務に必要がなくなった及び扶養控除等申告書の保存期間を経過した際に、廃棄又は削除をすることになる。

なお、この取扱いは、個人番号の記載方法として認められるものであり、個人番号以外の扶養控除等申告書に記載すべき項目については、前年と変更ない場合であっても、省略することなく記載する必要がある。