マイナンバー制度　安全管理体制作りのポイント « 東京御茶ノ水の税理士事務所

マイナンバー制度　安全管理体制作りのポイント

会社が行うべき「安全管理措置」

マイナンバーは厳格な管理が求められています。利用制限、提供の制限、収集保管の制限、破棄削除、安全管理措置を実施することとなっています。個人番号を把握する前にマイナンバーの取り扱いに対する基本的な安全管理措置を決定することが必要です。

従業員が101人以上の事業所では

が求められます。それぞれの措置にはガイドラインで具体的な内容が提示されていますので確認しましょう。

また就業規則作成義務のある事業所は変更事項に織り込む必要もあります。

中小企業でも注意しておく点

100人以下事業所でも、特定個人情報（マイナンバーを含む情報）漏えいには罰則が適用されますので、取扱いには注意を要します。ガイドラインに基づいて基本的な安全管理装置として取得から廃棄の流れの例を挙げます（紙で提供を受けた場合）。

・取得⇒利用目的を告げ、直接受け取るか、書留で番号の提供を受け、記録しておく。本人確認が必要な場合は確認を行う。

・管理・保管⇒取得した個人番号を確実に入力し、漏えいしないようにパソコンにIDを付けたり旋錠できるキャビネット等で保管、記録を残す。入力後破棄する場合はすぐに破棄する。また、マイナンバー保存中のパソコンをインターネットにつなぐ時はウイルス対策ソフトを入れておく。

・利用⇒マイナンバーを扱う社員を決めておき書類に誤りなく記載・入力する。官庁には持参又は書留郵送や電子申請手続きをし、一連の流れを記録する。

・法定保存期間がある個人番号記載書類⇒作成後は安全な方法で保管しておく。

・廃棄⇒保存期間が過ぎたものは再現不可能なシュレッダー、完全なマスキングや切り取り、焼却等を行い廃棄の記録を残す。

基本方針の策定は義務ではありませんが、従業員に対する教育や監督を行い、扱う場所や部屋は外から見えないようにするほか、盗難・紛失にも注意が必要です。